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是正勧告・調査立会

企業への調査・立会いの事を知っておきましょう!

税務調査と同じように労働基準監督署、ハローワーク、年金事務所の調査があります。
特に保険関係において加入すべき方が加入していなかったり保険料が適正でない場合や残業代に未払いがある場合は多大な金銭的ダメージを受けることがあります。

労働基準監督署を例にしますと下記のような監督調査があります
 ・業種や規模など労働基準監督署の計画に基づき、前もって日時を指定してくる定期監督
 ・労働者から残業代不払いなどの違法状態や過重労働の調査など営業時間または夜間に
  何の予告もなくいきなり来る申告調査
 ・労災が発生し原因と再発防止調査と同時に行われる災害時監督

◆労働基準監督署の調査において違反があった場合は「是正勧告書」の交付があり会社は違反状態を
  是正に「是正報告書」を提出する必要があります。
   違法状態を改善しないでいると悪質だとみなされ逮捕、書類送検となる場合もあります。

労働基準監督署・ハローワーク・年金事務所の主な調査事項は下記の通りです。

【労働基準監督署の主な調査事項】
 ・雇用契約書または労働条件通知書を適正に作成をしているか
 ・法定3帳簿(賃金台帳・出勤簿・労働者名簿)を適正に作成をしているか
 ・出勤簿と実際の労働時間の整合性
 ・時間外・休日労働ある場合、36協定を適正に締結、提出をしているか
 ・未払い残業はないか
 ・月80時間以上の時間外労働が常態となっていないか
 ・就業規則、賃金規程等が実態と違わないか
 ・健康診断を行っているか
 ・一定人数以上の企業で衛生管理者、衛生推進者、産業医を選任しているか

【ハローワークの主な調査事項】
 ・労働保険料申告書の賃金に賞与などの漏れはないか
 ・助成金の受給に不正はなかったか会計検査院調査
 ・雇用保険に加入すべき人が加入していないか
 ・一定人数以上の企業の障害者雇用状況の報告はしているか
 ・高年齢者雇用確保措置の状況は適正か
 ・外国人の雇入れの際の在留資格は適正か

【年金事務所の主な調査事項】
 ・社会保険に加入すべき人、フルタイムのパートさんは加入しているか
 ・試用期間も含め入社日から社会保険に加入してるか
 ・提出する報酬額に通勤費が入っているか
 ・賞与が支給されたら賞与等支払を提出しているか

役所は事前に日時を指定する場合であってもこのような書類をご用意くださいというだけでどのような目的の調査かは言わないことが多いので、

「会社にどのようなリスクや問題があるのか?」
「リスクや問題はどの程度の大きさなのか?」
「すぐに修正できるものなのか?時間がかかるのな?」

何をどのように変えて整備するか的確にアドバイスさせていただきます。

調査対応について

1.書類の準備

労働基準監督署から用意すべき書類のお知らせがあります。これらを整理し、不足書類がないようにします。

2.調査に立ち会う担当者の心構え

誠実に対応しましょう。
労働基準監督官は労働基準法が正しく運用されているかを調査し、場合によっては指導・勧告を行います。労働基準監督官に対して暴言を吐いたり、現場が分かっていない、と反論する方がいらっしゃいますが逆効果です。主張すべき点は主張しましょう。しかし、労働基準法、や労働安全衛生法、最低賃金法など明らかに違反の事実があれば是正を求められますので真摯に対応しなければなりません。

3.社会保険労務士が対応するメリット

役所は事前に調査日時を指定する場合であっても「このような書類をご用意ください・・」というだけでどのような目的の調査は言わないことが多いのです。

会社にとっては何を調査されるのか分からないし違法状態があるのか無いのかも分からず不安になるのではないでしょうか?

実際、調査の際は「○年○月~○年○月までの○年分の書類をお持ちください・・」となりますので、
過去年度分を整備した後に重い書類を役所まで運び、不備があれば再提出、調査後に報告書を提出のために再度役所に出向きまた不備を指摘され再提出。何十時間という時間と労力を費やすこととなります。

調査対応の際に求められるのが関係法令の知識です。
専門家として調査の準備・立会いまでしっかりバックアップし、交渉し、会社に合った対策を提案しダメージを最小限におさえます。

調査対応に社会保険労務士が加わることで労働基準監督署に誠実な対応をしているとのアピールとなります。

また、自社においてどこが違法状態かわからないといった会社様には会社の健康診断である「労務監査」を受けていただき現状の把握と可視化をお薦めします。